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Guías de Memo IA

Una tarea a la vez, en el orden correcto.

01

Enciende un agente

Cada agente se enciende con su interruptor en Agentes › Mis agentes.

  1. 01Abre Agentes en el menú y entra a la pestaña Mis agentes. Hay cinco: Administración, Recompra, CRM, Facturación y Ecommerce; cada tarjeta dice en una línea qué hace.
  2. 02Usa el interruptor de la tarjeta. El agente queda Activo y empieza a revisar tus datos.
  3. 03Abre el detalle con la flecha de la tarjeta: ahí está lo que nunca hace sin ti y sus reglas. Cada cambio se guarda al momento.
  4. 04Revisar ahora pide una revisión sin esperar a la siguiente; el botón de arriba revisa a todos los agentes activos.
  5. 05Apagarlo lo deja En pausa: conserva su trabajo y, al encenderlo, sigue donde se quedó.
  6. 06Para encender o pausar un agente necesitas permiso de edición. Sus revisiones automáticas no descuentan créditos de Memo IA.

Resultado

El agente queda Activo, hace su primera revisión y lo que prepare aparece en Trabajo y en Hoy.

02

Aprueba o descarta lo que propone un agente

Ningún agente registra, envía ni timbra nada sin tu aprobación.

  1. 01Lo que preparan los agentes aparece en Hoy, bajo el nombre de cada agente, y en Agentes › Trabajo, en Necesitan de ti.
  2. 02En Hoy, Aprobar o Revisar te lleva a la propuesta. La flecha de la fila muestra de dónde sale el dato, y Entender con Memo IA te lo explica.
  3. 03En Trabajo, cada grupo (Gastos del SAT, Notas de crédito, Movimientos del banco, Pedidos de compra) muestra la propuesta en su fila. Para aprobar varias del Agente de Administración, márcalas o usa Seleccionar los listos, selecciona Aprobar seleccionados y confirma.
  4. 04Abre una fila para ver la propuesta completa, En qué se basa esta propuesta y su historial. Ahí la apruebas o cambias la cuenta o el documento antes de aprobar.
  5. 05Antes de aplicar, Memo vuelve a revisar los datos. Si cambiaron, la propuesta se queda para que la revises otra vez.
  6. 06Para no seguir con algo: en Recompra, Descartar pedido; en el CRM, Ahora no o Descartar; en Facturas por confirmar, Ahora no. Lo resuelto pasa a Resueltos.

Resultado

Lo que apruebas se aplica; lo que descartas deja de proponerse.

03

Activa el piloto automático

El Agente de Administración aprueba solo lo conocido, hasta el monto que elijas.

  1. 01En Agentes › Mis agentes, abre el detalle del Agente de Administración.
  2. 02Enciende Piloto automático.
  3. 03En Límite de aprobación automática elige hasta cuánto aprueba por gasto o pago, o Sin límite. Arriba de ese monto, espera tu aprobación.
  4. 04Solo aprueba la cuenta de siempre de cada proveedor, la factura que dice el CFDI, los pagos que coinciden exacto y los retiros de los pagos que registraste con «Ya la pagué». Lo nuevo, lo que no coincide exacto y lo que necesita un dato, espera.
  5. 05Al activarlo aprueba de una vez las propuestas que ya cumplían. Lo que aprueba lleva la etiqueta Piloto automático en Trabajo, y el correo de la mañana dice cuántas aprobó el día anterior.

Resultado

Los gastos y pagos de siempre se aprueban solos; lo nuevo sigue esperando tu aprobación.

04

Trabaja con el Agente de Administración

Propone la cuenta de cada gasto del SAT, aplica las notas de crédito y concilia tu banco.

  1. 01Enciéndelo en Agentes › Mis agentes. Trabaja cada vez que llegan documentos nuevos: facturas del SAT o un estado de cuenta.
  2. 02Para cada gasto del SAT propone su cuenta contable, con la que ya usaste para ese proveedor. Puedes cambiarla en la misma fila de Trabajo antes de aprobar.
  3. 03Para cada movimiento del banco busca el documento que lo explica: una factura, varias que suman lo mismo, un documento más comisión o un pago que ya registraste. Si no encuentra uno, te pregunta.
  4. 04En empresas de México también aplica cada nota de crédito de proveedor a la factura que corrige.
  5. 05Con un plazo para pagar en tus proveedores, te avisa en Hoy 3 días antes de que venza una factura, el día que vence y si ya venció.
  6. 06Apruébalo todo en Trabajo, una por una o en grupo. Para lo de siempre, activa el piloto automático.

Resultado

Tus gastos y movimientos bancarios quedan registrados y conciliados con tu visto bueno.

05

Aprueba un pedido del Agente de Recompra

Recompra arma pedidos por proveedor y te pide aprobarlos antes de crear el borrador.

  1. 01En Agentes › Mis agentes, abre el detalle de Recompra. En Cubre elige cuántos días debe alcanzar cada pedido (de 30 a 180) y en Revisa, qué países.
  2. 02Recompra revisa ventas, inventario, tránsito y órdenes abiertas, y usa el tiempo de entrega de cada proveedor. Cuando un pedido está listo, aparece en Hoy como Borrador de compra listo.
  3. 03Si le falta un dato, te lo pide: el proveedor y precio de un producto, o el mínimo de compra del proveedor. Llénalo en la tarea y sigue solo.
  4. 04Abre el pedido: ves cada producto, la cantidad, hasta cuándo te alcanza y De dónde sale este plan. Con Ajustar cantidades puedes bajarlas respetando la caja master.
  5. 05Selecciona Crear borrador de compra. Nada se envía al proveedor ni se mueve inventario: solo nace el borrador, que abres con Borrador creado · Abrir orden.
  6. 06Si no lo quieres, Descartar pedido: no lo vuelve a proponer en 7 días, salvo que un producto corra riesgo de agotarse antes de que llegue.

Resultado

Nace un borrador de orden de compra que revisas y confirmas en Compras.

06

Configura el Agente de CRM

Elige cuándo te prepara un seguimiento y cómo se presenta tu empresa en sus correos.

  1. 01En Agentes › Mis agentes, enciende el Agente de CRM y abre su detalle.
  2. 02En Te prepara un seguimiento cuando… enciende las reglas que quieras: Te responden un correo, Una cotización lleva cierto número de días sin respuesta, Venció la fecha de la siguiente acción y Una oportunidad lleva cierto número de días sin movimiento.
  3. 03En Etapas que vigila elige en qué columnas del tablero trabaja; las demás no las toca.
  4. 04En Cómo te presentas con tus clientes escribe tu marca, qué vendes y dónde ya estás, o selecciona Que Memo la escriba. El agente la usa para presentarse en cada correo.
  5. 05En Los correos salen de ves desde qué cuenta se enviarán. Para que salgan con tu correo, selecciona Conectar mi correo.
  6. 06Nada sale solo: cada seguimiento lo revisas y lo envías tú desde la tarjeta.

Resultado

El agente redacta los seguimientos que necesitas y tú los revisas y envías desde cada tarjeta.

07

Confirma las facturas del Agente de Facturación

Prepara las globales de cada mes, las complementarias y te avisa de ventas con RFC sin factura.

  1. 01Enciéndelo en Agentes › Mis agentes. Solo trabaja en empresas que facturan en México.
  2. 02Prepara la factura global a público en general de cada canal de ecommerce el día 2 del mes siguiente, para revisarla a tiempo.
  3. 03Las ventas de un mes que llegan después de su global van en una complementaria. En el detalle del agente elige qué día del mes siguiente la prepara (el 15 si no eliges otro).
  4. 04También te avisa de cada venta a un cliente con RFC que lleva tres días sin factura.
  5. 05Abre Ver facturas por confirmar desde su tarjeta o desde Hoy. Cada factura explica por qué te la propone y cómo se armó.
  6. 06Selecciona Confirmar: Memo crea la factura sin timbrar y te lleva a ella para timbrarla. Si no la quieres, Ahora no. Una venta a un cliente con RFC se factura con Abrir la venta para facturar.

Resultado

Cada factura que hace falta queda lista para confirmar y timbrar; nada se timbra solo.

08

Vigila tus marketplaces con el Agente de Ecommerce

Avisa de cambios en ventas, inventario en FBA o Full y publicaciones con problema en Amazon y Mercado Libre.

  1. 01Conecta Amazon o Mercado Libre en Integraciones y enciende el Agente de Ecommerce en Agentes › Mis agentes.
  2. 02En Te avisa cuando… enciende las reglas: ventas de un SKU que suben o bajan contra lo normal, FBA o Full que ya no alcanzan para esperar un envío nuevo, publicaciones inactivas, pausadas, suprimidas o en revisión, y el Buy Box perdido en Amazon.
  3. 03Con Pausar lo que se surte del CEDIS sin stock elige con cuántas piezas o menos te avisa que una publicación con envío propio sigue activa.
  4. 04En Tiempo de llegada captura, para FBA y para Full, los días de preparación y los de envío y recepción. Con eso calcula cuándo mandar mercancía.
  5. 05Los avisos salen en Hoy. Ver su trabajo abre la pantalla del agente con cada sección y su cálculo.
  6. 06El agente solo avisa: pausar, reponer o cambiar precios lo haces tú en la plataforma.

Resultado

Sabes qué publicación atender y por qué, antes de que te cueste ventas.

09

Revisa tu día en Hoy

Hoy junta lo que necesita tu atención: decisiones de los agentes, avisos y cambios del negocio.

  1. 01Abre Hoy en el menú. En Para hoy, lo de cada agente va bajo su nombre; abajo van los avisos y lo que cambió en tu negocio.
  2. 02El botón negro hace algo (Aprobar, Revisar, Ya la pagué); el blanco solo te lleva a verlo.
  3. 03La flecha a la derecha de cada fila muestra los datos y el contexto, con Abrir en el módulo y Entender con Memo IA.
  4. 04Los avisos que solo informan se ocultan con la ×. Los demás se quitan solos cuando los resuelves.
  5. 05Si no hay nada, Hoy dice Todo en orden: Memo sigue revisando y te avisa aquí y por correo.

Resultado

Sabes qué decidir primero y abres cada cosa con un clic.

10

Recibe el resumen de la mañana y el Reporte Semanal

Memo te escribe lo de Hoy por correo de lunes a viernes, y los lunes, tus ventas de la semana.

  1. 01El Resumen de la mañana llega de lunes a viernes a las 7:00 con lo que necesita atención en tus empresas, y cada fila trae su botón para resolverla en Memo.
  2. 02Los Urgentes llegan en el momento, de 7:00 a 22:00: una conexión caída, facturas sin timbrar o un agente detenido.
  3. 03El Reporte semanal llega los lunes a las 7:00: ventas de la semana por canal y por país contra la anterior, y lo que más se vendió.
  4. 04Enciende o apaga cada uno en Mi cuenta › Notificaciones. Un administrador también puede elegir quién recibe cada uno en Configuración › Notificaciones.

Resultado

Empiezas el día sabiendo qué decidir, sin abrir Memo.

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