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Guías de MemoERP

Una tarea a la vez, en el orden correcto.

01

Sube tu sello para timbrar

Carga el sello digital (CSD) de tu empresa para timbrar con tu propio RFC. Solo empresas de México.

  1. 01Ten a la mano tu Certificado de Sello Digital (CSD): el archivo .cer, el .key y su contraseña. No es la e.firma; si aún no lo tienes, lo generas en el portal del SAT con tu e.firma.
  2. 02Revisa en Configuración › Perfil de empresa tu RFC, razón social y régimen fiscal, tal cual tu constancia fiscal: el sello tiene que ser del mismo RFC.
  3. 03Abre Configuración › Facturación electrónica y en «Carga tu sello (CSD)» sube el Certificado (.cer) y la Llave privada (.key), y escribe la Contraseña del sello. Necesitas permiso para editar Configuración.
  4. 04Toca Guardar sello. Memo revisa que los dos archivos sean pareja, que la contraseña abra la llave y que el sello esté vigente, y te dice qué corregir si algo no cuadra.
  5. 05La tarjeta «Sello guardado» muestra el RFC, el No. de certificado, cuándo vence y su estado. Si dice «Falta activarlo», toca Activar para timbrar.
  6. 06Si el proveedor de timbrado lo rechaza, confirma que sea el CSD vigente de tu RFC y súbelo de nuevo. Cuando venza, sube el nuevo en «Reemplazar el sello».

Resultado

Tu sello queda «Activo para timbrar» y ya puedes timbrar facturas, complementos de pago y notas de crédito.

02

Timbra la factura de una venta

Crea la factura desde la venta confirmada y timbra su CFDI con tu sello activo. Solo empresas de México.

  1. 01Revisa que el cliente tenga RFC, razón social, régimen fiscal, código postal y uso de CFDI tal cual su constancia fiscal. En Ventas › Clientes puedes subir su Constancia de Situación Fiscal y Memo IA llena los datos.
  2. 02Abre la venta confirmada en Ventas › Ventas. En Información general revisa el método de pago (PUE o PPD), la forma de pago y el uso de CFDI; cámbialos con Editar datos fiscales. Con PPD, la forma de pago es 99 (Por definir).
  3. 03Elige la Fecha contable y toca Crear factura. Memo la crea sin timbrar y te lleva a ella. Si el cliente es público en general, te lleva a la factura global.
  4. 04En la factura revisa la fecha de emisión (por omisión, la de hoy) y toca Timbrar CFDI › Sí, timbrar CFDI.
  5. 05Si el SAT rechaza un dato, Memo te dice cuál corregir —por ejemplo, el nombre o el código postal del cliente— y la factura sigue sin timbrar hasta que lo arregles.
  6. 06Ya timbrada, descárgala con Imprimir PDF e Imprimir XML, o mándala con Enviar por correo.

Resultado

La factura queda Timbrada, con su folio fiscal (UUID), lista para descargar o enviar.

03

Factura un pedido de marketplace a un cliente con RFC

Cuando un comprador de tu tienda en línea pide factura, hazla a su nombre en lugar de la global. Solo empresas de México.

  1. 01Si el cliente no existe, créalo en Ventas › Clientes con sus datos fiscales.
  2. 02Abre la venta del pedido en Ventas › Ventas. Tiene que estar confirmada y sin factura; si ya entró en una global, primero cancela esa global.
  3. 03En la tarjeta Cliente toca Cambiar cliente, búscalo por razón social o RFC y elígelo.
  4. 04Toca Crear factura y después Timbrar CFDI, como en cualquier venta.

Resultado

La venta queda a nombre del cliente, con su propia factura timbrada, y ya no entra en la global del mes.

04

Cancela una factura

Cancela el CFDI ante el SAT y deja la venta lista para facturarse de nuevo. Solo empresas de México.

  1. 01Abre la factura en Ventas › Ventas, pestaña Facturas Clientes.
  2. 02Toca Cancelar CFDI. Si todavía no está timbrada, el botón dice Cancelar factura y no pide motivo: solo se deshace en Memo.
  3. 03Elige el motivo del SAT: 01 Comprobante emitido con errores con relación, 02 Comprobante emitido con errores sin relación, 03 No se llevó a cabo la operación o 04 Operación nominativa relacionada en factura global.
  4. 04Toca Confirmar cancelación. Memo la cancela ante el SAT con tu sello.
  5. 05La venta regresa a Confirmada: corrige lo necesario y vuelve a crear y timbrar su factura. Si era una global, todas sus ventas quedan libres otra vez.
  6. 06Si la factura se timbró fuera de Memo, cancela el CFDI donde se timbró; en Memo solo se da de baja. Para cancelar la venta, primero cancela su factura y luego usa Cancelar venta.

Resultado

La factura queda Cancelada, se revierten su ingreso y su costo, y la venta regresa a Confirmada.

05

Factura tus ventas a público en general

Junta en una factura global las ventas del mes sin factura, como las de tus marketplaces. Solo empresas de México.

  1. 01Abre Ventas › Ventas, filtra por Canal y por Estado Confirmada, y selecciona las ventas a público en general. Todas deben ser del mismo cliente: una global por canal.
  2. 02Toca Crear factura global (con una sola venta dice Crear factura). El SAT pide que lo vendido a público en general vaya en una global, aunque sea un solo pedido.
  3. 03En la revisión elige el Período (el mes que declaras), el Método de pago (normalmente PUE), la Forma de pago (la del ticket de mayor monto) y la Fecha contable. Revisa los conceptos y el total.
  4. 04Toca Confirmar factura global. Memo la crea sin timbrar y te lleva a ella.
  5. 05Toca Timbrar CFDI › Sí, timbrar CFDI. Si timbras dentro de las 72 horas después del cierre del mes, la fecha de emisión queda en el último día de ese mes; después, sale con la de hoy.
  6. 06Las ventas de ese mes que lleguen después van en una global complementaria con el mismo Período. Con el Agente de Facturación encendido, Memo te prepara la global el día 2 y la complementaria en Facturas por confirmar.

Resultado

Un solo CFDI a público en general cubre esas ventas, con el mes que declaras al SAT.

06

Emite el complemento de pago de una factura PPD

Cada cobro de una factura PPD necesita su complemento de pago ante el SAT. Solo empresas de México.

  1. 01Solo aplica a facturas timbradas con método PPD (pago en parcialidades o diferido). Las PUE no lo llevan.
  2. 02Abre la venta de esa factura en Ventas › Ventas. La tarjeta Complemento de Pago (REP) muestra el saldo pendiente.
  3. 03Toca Complemento de Pago y captura la Fecha de pago, la Forma de pago y el Monto que te pagaron; no puede pasar del saldo.
  4. 04Toca Registrar pago: Memo timbra el complemento y muestra el saldo que queda.
  5. 05Descarga su PDF y XML desde la misma tarjeta. Si te pagan en partes, repítelo con cada pago hasta que diga Pagada por completo.
  6. 06El complemento es el comprobante fiscal: el depósito lo concilias en Bancos como cualquier cobro. El SAT lo pide a más tardar el día 5 del mes siguiente al pago.

Resultado

El complemento queda timbrado, con su PDF y XML, y la venta muestra cuánto falta por cobrar.

07

Emite una nota de crédito a un cliente

Registra una devolución o un descuento sobre una factura timbrada. Solo empresas de México.

  1. 01Abre la factura timbrada en Ventas › Ventas, pestaña Facturas Clientes, y toca Nota de crédito. Solo aplica a facturas individuales, no a globales.
  2. 02Elige el Tipo: Devolución, si el producto regresa al Almacén de reingreso que elijas, o Descuento, si solo ajustas el monto sin mover inventario.
  3. 03En cada renglón captura la Cantidad que regresa o el Importe a acreditar. Memo no te deja pasar de lo que queda disponible en la factura.
  4. 04Escribe el Motivo y revisa subtotal, IVA y total.
  5. 05Toca Timbrar y confirma. Si prefieres terminarla después, toca Guardar borrador y tímbrala desde la pestaña Notas de crédito.
  6. 06En la nota descargas su PDF y XML. Para deshacerla, usa Cancelar nota de crédito con el motivo del SAT.

Resultado

La nota queda timbrada y ligada a su factura; si es devolución, el producto regresa al almacén que elegiste.

08

Confirma las facturas que prepara el agente

El Agente de Facturación te deja listas las globales, las complementarias y las facturas pendientes de clientes con RFC. Solo empresas de México.

  1. 01Enciende el Agente de Facturación en Agentes. En su tarjeta eliges el día del mes en que te prepara las complementarias (el 15 si no eliges otro).
  2. 02Cuando hay algo listo, Hoy te avisa. Abre la lista desde ese aviso o desde el enlace de la tarjeta del agente.
  3. 03Verás tres tipos: Global del mes (el día 2, con las ventas a público en general de cada canal), Global complementaria (ventas de un mes que llegaron después de su global) y Factura para un cliente con RFC que lleva tres días sin factura.
  4. 04Toca Revisar: cada propuesta dice por qué te la propone, cómo la armó, qué dejó fuera y qué cambia en tus números.
  5. 05Toca Confirmar para crear la factura, o Ahora no para dejarla pasar. En la de un cliente, Abrir la venta para facturar te lleva a la venta.
  6. 06Al confirmar, Memo te lleva a la factura: revisa la forma de pago y la fecha, y toca Timbrar CFDI.

Resultado

Cada factura que confirmas se crea sin timbrar y tú la timbras después de revisarla. Nada se timbra solo.

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